Dashboard czyli biznesowa deska rozdzielcza

Kompas na co dzień czyli słów kilka o Dashboardzie

Kolejny tekst i znów jest coś po angielsku. Tak się składa, że wiele pojęć i trendów w tej dziedzinie pojawia się najpierw na Zachód od naszej granicy. Może być na Wschód ale wtedy więcej trzeba przelecieć ?. W tym przypadku chodzi o Dashboard a więc rodzaj raportu, który pomaga zmierzyć i graficznie przedstawić nasze procesy. Gdyby spróbować to przetłumaczyć na język polski to moglibyśmy powiedzieć (biznesowa) deska rozdzielcza. Można tez spotkać słowo kokpit, ale jak dla mnie oba brzmią średnio. Chyba że ktoś ma lepszy pomysł na tłumaczenie to piszcie w komentarzach. Poza tym deska kojarzy się z rożnymi rzeczami. Jest taka do snowboardu, jest deska kreślarska, nawet klozetowa ;))) A Dashboard brzmi chyba jakoś fajniej, międzynarodowo i nawet zabłysnąć czasem można ? Tak czy inaczej o Dashboardach oraz – jak kto woli – deskach będzie dziś i kropka.

Deski stare i nowe

Odniesienie do deski rozdzielczej jest natomiast całkiem trafne jeśli chodzi o znaczenie. Tak jak w samochodzie widzimy na zegarach aktualne informacje o prowadzonym pojeździe tak i w tym przypadku Dashboard daje nam odpowiednią informację o biznesie lub jakimś procesie. W przypadku pojazdów mamy różne wskaźniki, jak prędkościomierze lub aktualne spalanie paliwa. W nowszych modelach jest ich nawet znacznie więcej. Bez części z nich dałoby się przeżyć chociaż są przydatne. Bez innych jak poziom paliwa ciężko byłoby sobie wyobrazić normalna jazdę na dłuższy dystans. Podobnie jest z informacjami w Dashboardzie. Mamy zestaw wskaźników, które mówią nam o procesach, w tym przypadku w naszej firmie czy organizacji. Dodatkowo, chodzi przede wszystkim o zwięzła i szybka odpowiedź na pytania typu jak sobie radzimy, czy jest jakiś problem i gdzie go należy szukać. W zależności od typu Dashboardu te pytania będą wyglądać trochę inaczej ale o rodzajach będzie więcej poniżej.

Deska a topowe info

Jest jeszcze jedna analogia do deski rozdzielczej samochodu. W przypadku jazdy zasadniczo nie interesują nas tysiące części wewnątrz i jak w tym momencie działają. Patrzymy na zegar aby poznać aktualną prędkość bo chcemy wiedzieć jak szybko jedziemy. Potrzebujemy takiej informacji bo nie chcemy mandatu a może chcemy jechać po prostu bezpiecznie ?. Jeśli chodzi o nasz temat to jest podobnie. Dashboard czyli biznesowa deska rozdzielcza pokazuje kluczowe informacje dla naszej firmy lub działalności w postaci wskaźników lub wykresów. Chodzi o zwięzłą informacje czy np. sprzedaż idzie do góry lub czy mamy zaległe faktury do zapłaty. Jeśli potrzebne są szczegóły to wówczas możemy skorzystać z dodatkowych źródeł. Informacje na Dashboardzie w dużym stopniu będą zależeć od działalności naszej firmy i profilu. Możemy też sami zbudować takie wskaźniki, które w danym okresie będą dla nas ważne. Na temat samych wskaźników lub KPI (key performance indicator) możecie poczytać w oddzielnych wpisach na blogu.

Analogii ciąg dalszy

Podobnie jak, zegary w samochodzie pokazują aktualny stan tak i tu ważny jest aspekt czasu. informacje powinny spływać na bieżąco lub regularnie w zależności od typu Dashboardu. Może to być aktualizacja miesięczna, tygodniowa, dzienna. Wszystko w zależności od tego na czym chcemy się skupić albo jaki proces zmierzyć. Jeśli np. dział reklamacji miał duże zaległości w zeszłym kwartale i były skargi to będziemy chcieli przynajmniej przez jakiś czas sprawdzać sytuację codziennie. W innym scenariuszu może wystarczy nam wynik tygodniowy albo miesięczny. Tak jak w przypadku samochodu patrzymy na prędkościomierz, żeby dopasować prędkość do panujących warunków (jak to ładnie policja ujmuje) tak i tu chcemy mieć informację, które pozwala odpowiednio zareagować. Może będziemy chcieli zmienić podział obowiązków, „przerzucić siły” na palący problem. Pozwoli nam to odpowiednio wcześnie zauważyć, że jest jakiś problem i pomoże ograniczyć ewentualne straty na koniec miesiąca czy kwartału.

Dashboard do tańca i różańca

Z uwagi na różne potrzeby możemy wyróżnić co najmniej 3 typy Dashboardów. Jeśli ktoś nigdy jeszcze nie zetknął się wcześniej z takimi raportami, to podaje przykłady nieco dalsze od biznesu. Mam nadzieję, że ułatwią zrozumieć ich sens ?

• Strategiczne

To jest takie „top” spojrzenie, z pozycji makro. Powinien zawierać wskaźniki (KPI), które dają ogólny pogląd, gdzie jesteśmy i jaka jest nasza kondycja. Pomoże nam sprawdzić czy osiągamy strategiczne cele dla naszej organizacji. Oczywiście same cele mogą się różnić. Przykładowo, może to być wartość i wolumen sprzedaży, jak wygląda przychód i zysk, jak szybko rośniemy, jaka jest satysfakcja klientów (reklamacje). Gdybyśmy chcieli to przełożyć to na politykę to byłby to taki Dashboard albo biznesowa deska rozdzielcza dla premiera lub prezydenta ?. Jeśli nie masz na razie pojęcia na czym polegają KPI to pomyśl o typowym badaniu krwi 😉 Znajdziemy tam wyniki i informacje, czy mieścimy się w normie czyli poniżej lub powyżej pewnej pożądanych wartości. To też rodzaj KPI. Jeśli coś regularnie odbiega od normy to jest to sygnał, że warto to sprawdzić dokładniej. Podobnie jest w przypadku Dashboardu strategicznego.

• Operacyjne

Tu koncentrujemy się na bieżących operacjach, procesach które mogą się zmieniać dynamicznie w ciągu tygodni, dni a nawet godzin. Z tego powodu dane są odświeżane często, codziennie lub nawet wiele razy w ciągu dnia. Dalej nic nie mówi ? 😉 To weźmy znów jakiś życiowy przykład. Pewnie każdy z nas kiedyś widział (na żywo albo w telewizji) różne aparatury medyczne mierzące np. bicie serca. Powiedzmy, że operacyjny Dashboard jest trochę jak taka aparatura. Jeśli coś złego zacznie się dziać, będziemy szybko o tym wiedzieć. Zazwyczaj może nie aż tak od razu ale powiedzmy na bieżąco. Nie będziemy czekać na przykład, aż ostrzeżenie czy defekt pokaże się na Dashboardzie strategicznym bo wtedy może być za późno na doraźne działania.

• Analityczne

W tym przypadku Dashboard będzie nam pomagał przeanalizować tzw. dane historyczne. Nie chodzi o to, żeby cofnąć się do początku świata 😉 ale żeby spojrzeć na minione tygodnie, miesiące, może nawet rok. Chodzi przede wszystkim o uchwycenie trendów, zależności, znalezienie wskazówek, gdzie leży przyczyna na przykład w pogorszeniu wyników widocznych w Dashboardzie strategicznym czy operacyjnym. Gdybyśmy znów poszukali przykładu z życia to możemy jeszcze raz wrócić do medycyny. Powiedzmy, że szukamy przyczyny jakiejś choroby i badamy historyczne dane pacjentów, którzy na nią zapadali na podstawie wybranych parametrów jak wiek, płeć, odżywianie, choroby genetyczne itd. Co ich łączyło, czy i jakie warunki występowały razem co mogło wywoływać chorobę. Podobnie w przypadku tego Dashbhordu będziemy próbowali znaleźć przyczyny powtarzających się problemów, wszelkie tzw. „słabe ogniwa” albo „wąskie gardła”.

Chodź pomaluj mój świat

Dobry Dashboard lub biznesowa deska rozdzielcza ma coś w sobie z dobrego plakatu reklamowego. Można spotkać różne wskazówki co powinien lub nie powinien zawierać.  Musimy jednak to filtrować pod kątem tego, czego my potrzebujemy. Nie może mieć zbyt dużo informacji bo stanie się przydługawa analizą, na którą nie będziemy mieć czas i ochotę. Nie może zawierać również zbyt dużo elementów graficznych, szczególnie takich, które zlewają się i są trudne do przeczytania. Tu obowiązują podobne zasady co przy tworzeniu slajdów do dobrej prezentacji multimedialnej. Powinien dawać jasny obraz i informacje i nie powinien przypominać np. migoczącej choinki bo to ma inne funkcje 😉 Tak, ja też lubię Święta ale tu nie chodzi o prezenty. Oczywiście pewne rzeczy są kwestią gustu ale prostota i przekaz informacji są kluczowe.

• Zanim zaczniesz zastanów się w czym Dashboard ma ci pomóc, jaki typ będzie Ci potrzebny, w jakim procesie jest problem, jakie decyzje chcesz na jego podstawie podejmować
• Skup się tylko na kilku najważniejszych informacjach, wskaźnikach (KPI)
• Ułożenie elementów powinno być przejrzyste, zachowaj wolna przestrzeń pomiędzy różnymi sekcjami
• Nie przesadzaj z zbyt duża ilością fajerwerków graficznych, Dashboard powinien być prosty i „nie męczyć oka” szczególnie jeśli będziesz go używać na co dzień
• Pomyśl o tym kto lub co będzie go aktualizować i jak często

Narzędzia

Co do narzędzi to zasadniczo mamy 2 drogi jeśli chodzi o rozwiązania dla małych firm.

Jedna to poszukanie firmy lub produktu, w której dostaniemy dostęp do usługi online, gdzie będziemy mogli ozywać gotowego produktu. Dostaniemy wsparcie przy integracji, zostanie kwestia konfiguracji lub personalizacji jeśli takowa będzie dostępna. Następnie usługa będzie płatna (przynajmniej w pełnej wersji) tak długo jak długo będziemy z korzystać z Dashboardu. Oczywiście szczegóły zależą od konkretnej firmy czy oferty. Od nas będą pochodzić dane, które będą prezentowane i ewentualnie wcześniej przeliczone lub przygotowane. W niektórych wariantach usługa może oznaczać zbudowanie produktu pod klienta i tu ważny będzie również nasz wkład. Im lepiej przemyliśmy co chcemy uzyskać, tym lepiej nasz Dashboard lub inaczej biznesowa deska rozdzielcza będą “skrojone” pod nasze potrzeby.

Plusy tego rozwiązania to m.in wsparcie klienta, pomoc techniczna oraz gotowy i wygodny system dla użytkownika, który nie musi znać wszystkich niuansów technicznych. Minusy to potencjalne ograniczenia danej platformy (standardowy produkt dla wszystkich, możliwa mniejsza elastyczność) i stałe koszty.

A może tzw. low cost?

Druga droga to zbudowanie Dashboardu w arkuszu kalkulacyjnym jak Excel czy Google Sheets. Praktycznie każda firma, nawet mała używa jakichś arkuszy kalkulacyjnych, więc powiedzmy jest to rozwiązanie darmowe bo już tych narzędzi używamy.  Pozostaje natomiast kwestia stworzenia takiego Dashboardu i integracji z danymi, których będziemy używać. Jeśli jesteśmy w miarę biegli w danym narzędziu (szczególnie formuły, tabele i wykresy) to powinniśmy poradzić sobie sami. Można znaleźć sporo inspiracji i porad na You Tube ? przy czym na pewno znajomość języka angielskiego znacznie ułatwi znalezienie dobrych informacji.

Jeśli natomiast nie macie czasu lub takich umiejętności możecie poszukać firmy lub freelancera’, który taki Dashboard zbuduje. Tu koszt będzie raczej jednorazowy a wy dostajecie gotowe rozwiązanie. Możecie skorzystać np. z platformy Fiverr.com

Plusy to dość niski lub zerowy koszt ale będzie potrzebny większy wkład czasu, odpowiednie umiejętności i także pewna biegłość w utrzymywaniu takiego dashboardu w dłuższym okresie.  Dane trzeba będzie albo ładować ręcznie albo zapewnić stały ich automatyczny “dopływ”.  W tym przypadku obsługa będzie po naszej stronie i dobrze pamiętać o tym zanim ewentualnie stworzymy potwora 😉

Z opcji darmowych mamy także narzędzia stricte do tworzenia dashboardów, jak Google Data Studio. Więcej na ten temat piszę w osobnym artykule (link). Ewentualnie mamy bardziej zaawansowane pakiety do wizualizacji danych jak Power BI (także Microsoft) lub Tableau. Tu jednak już pojawiają się pewne koszty.

Koniec?

Mam nadzieję, że przybliżyłem wam do czego służy Dashboard lub jak ktoś woli biznesowa deska rozdzielcza. Bedę na pewno jeszcze do tego tematu wielokrotnie wracał i rozwijał. Zobaczymy również konkretne przykłady, jak takie raporty mogą wyglądać i jak z nich efektywnie korzystać.

Dzięki i pozdrawiam,

Michał