Jak pracować efektywnie analizując i mierząc 3 rzeczy

Od dawna interesuję się różnymi technikami, jak poprawić swoją wydajność. Szczególnie zastanawiam się, jak pracować efektywnie, bardziej wydajnie, mądrzej…ale na pewno nie więcej. To ostatnie szczególnie nabiera znaczenia, jeśli macie ponad 20 lub 30 lat, pracujecie przy komputerze i przerabialiście już pogorszenie wzroku lub zespół cieśni nadgarstka 😉 W poniższym artykule chciałbym skoncentrować się na trzech obszarach, które warto wziąć pod uwagę, jeśli zamierzacie poprawić swoją efektywność. Mam tu na myśli przede wszystkim lepszą i mądrzejszą pracę umysłową, biurową, kreatywną lub tym podobną. Chociaż pewne elementy będą przydatne w chyba przy prawie każdym zawodzie 😉 Dodatkowo, jako że prowadzę bloga o danych….to nie zabraknie również prostych narzędzi do mierzenia każdego z opisanych poniżej obszarów. No to zaczynajmy!

Rozpoznaj i szanuj swoje dobowe cykle

Znacie takie uczucie? Jest ranek, niedawno zaczęliście pracę, kawa/herbata jeszcze gorąca i aromatyczna, słonce świeci a ptaki śpiewają 🙂 Jesteście już w dobrym rytmie, i wydaje się że cały dzień taki będzie. Później jednak przychodzą kolejne godziny, jakaś wrzutka, obiad, coś stresującego, jest popołudnie i już nie idzie tak dobrze. Pewnie odliczacie już czas do końca pracy. A miało być tak pięknie przez cały dzień. Ja przynajmniej nieraz tak miałem. I dziwnym trafem na drugi dzień rano znów wydawało mi się, że dziś to będzie jazda.

I jak okazuje się że nie jest to nic wyjątkowego. Otóż, nasz organizm ma pewne dobowe cykle i momenty świetności, które powtarzają się w podobnym rytmie codziennie. Musimy jednak zaakceptować to, że w równym stopniu naturalne są również i te łabsze momenty.

I co prawda, gdzieś tam w głowie siedzi nam, że nie utrzymamy takiej formy przez cały dzień, ale łatwo o tym zapomnieć przy typowej gorączce zadań do zrobienia. Jeśli jednak zastanawiamy się, jak pracować efektywnie, to warto uwzględnić kilka okoliczności, aby lepiej planować nasze wysiłki. Do pewnego stopnia jest to podobne do sportu, gdzie trzeba odpowiednio zarządzać swoją energią. Na szczęście literatura psychologiczna jest już całkiem obfita, jeśli chodzi nasze możliwości i predyspozycje. Chociaż jak to w psychologii, nie znajdziemy tu jakiejś jednej porady czy złotego środka. Nie mam tu jednak zamiaru opisywać złożonych przypadków. Tym bardziej, że nie jestem specjalistą, ale…na podstawie lektury i własnych doświadczeń polecam poniższe kroki.

Chronotyp

Pierwsza to zrozumienie i zdefiniowanie waszego chronotypu. Znajdziecie w sieci pewnie wiele na ten temat. Ewentualnie, możecie zacząc od tego artykułu (link). W skrócie chodzi o to, czy jesteście bardziej rannym ptaszkiem, a może sową, a może czymś pośrednim. Dodatkowo warto wspomnieć, że chronotyp może się zmieniać w ciągu życia. A więc to, że na studiach czy w szkole byliście nocnym markiem, to nie oznacza, że tak zawsze musi być.  Przy okazji o tym, a także szerzej o lepszej pracy, pisze w swojej książce „Inaczej” Radek Kotarski. Link do wydawnictwa Radka zamieszczam tu (Altenberg). Gdzie indziej chyba nie znajdziecie tej pozycji, bo to jego książka w jego wydawnictwie 😉

Zmierz i wykorzystaj złote godziny

OK, czyli jak pracować efektywnie? Aby lepiej zrozumieć wasz chronotyp przydatne będzie również zmierzenie i zrozumienie waszch „złotych” godzin. Chodzi o czas, kiedy jesteście najbardziej wydajni, zdolni do większych wyczynów, łatwo się wam jest skupić itp. (o rozpraszaczach poniżej). Chronotypy to pewna wskazówka, ale znów…nie jesteśmy robotami. Każdy ma pewne osobiste predyspozycje.

Dobra wiadomość jest taka, że można to łatwo sprawdzić i wystarczy choćby kartka papieru. Ja oczywiście wykorzystam arkusz Excela 🙂 Możecie również pobrać taki tracker poniżej. Wystarczy zapisać kilka, może kilkanaście wyników w ciągu dnia przez jakiś czas. Pewnie im więcej dni, tym lepsza próbka, ale wystarczy zdrowy rozsądek. Nie trzeba robić tu badań przez 10 lat, żeby wyciągnąć jakieś wnioski 🙂

Poniżej zamieszczam mój przykład. Widać tu spory spadek formy w okolicach godziny 15 i 16. Za to wcześniej mam dwie „tury”, gdzie dość dobrze mi się pracuje. Co ciekawe, nie widzę dużego spadku po obiedzie, dopiero nieco później. Można oczywiście dodać większy lub inny przedział godzin, jeśli tego potrzebujecie. Tak czy inaczej, chodzi o proste ćwiczenie, które podpowie wam, kiedy jest WASZ najlepszy czas.

Przy tej okazji polecam również zwrócić uwagę robienie przerw 😉 Warto o nich pamiętać, tak aby przedzielały wspomniane cykle, gdyż organizm potrzebuje odpowiedniej regeneracji. Niektórzy twierdzą, że w ciągu dnia mamy dwa, ewentualne trzy „okna czasowe”, kiedy jesteśmy dość wydajni, przy czym raczej każdy kolejne będzie gorsze od poprzedniego.

Dopasuj zadania

Znając już przedziały czasu, kiedy jesteście bardziej wydajni, pora na kolejny krok. Możecie tak dopasować wasze zadania, żeby maksymalnie wykorzystać czas pracy. Tu radzę zastanowić się szczególnie nad wartościowymi i energochłonnymi zadaniami, które zaplanujecie na wasze złote godziny. Oczywiście warto poeksperymentować. Przykładowo, ja staram się wówczas unikać przydługawych spotkań, odpisywania na większość e-maili czy jakichś nudnych i powtarzalnych prac. Te lepiej zostawić na „gorszą” porę dnia. W najlepszym oknie czasowym wolę natomiast zadania analityczne i takie, które wymagają większego „główkowania”. Ewentualnie robię część większego projektu, na którą potrzebuję więcej sił i skupienia. Gdybym takie rzeczy zostawił na później, zapewne byłoby gorzej. I zresztą przez długi czas mało na to zwracałem uwagę. Często kończyło się to tym, że odkładałem trudniejsze rzeczy na później…i wszystko więcej bolało 😉

Pożeracze czasu

Kolejny punkt w drodze do konkluzji, jak pracować efektywnie, to rozpraszacze lub pożeracze czasu. I jak sobie z tym poradzić? Jeśli nie wiecie o czym mowa, to zapewne albo nie jesteście świadomi problemu, albo jesteście w tej szczęśliwej grupie, która nie musi się o to martwić. O co chodzi? Mam tu na myśli przede wszystkim czas spędzony na bezproduktywnych czynnościach przed komputerem lub komórką. Szczególną pozycję zajmują tu media społecznościowe, również kiedy korzystamy z nich na urządzeniach mobilnych.

Dlaczego to ważne w obecnych czasach? Otóż jesteśmy otoczeni przez wszelakie urządzenia, które dostarczają niewyczerpane możliwości konsumpcji rozrywki. Lub jak ktoś woli opieprzania się 🙂 Dodatkowo z uwagi na internet czy smartfony możemy być „podłączeni” do świata cały czas. To z kolei ogromna pokusa przed przełączaniem się pomiędzy różnymi zadaniami, czy pomiędzy pracą a rozrywką.

Co ciekawe, przez jakiś czas popularne były (może nadal są?) podejścia w stylu multitasking, a więc wykonywanie wielu czynności na raz, ewentualnie szybkie przełączanie. O ile może się to sprawdzić w sytuacji, gdy np. prowadzimy samochód i słuchamy muzyki, to w wielu innych sytuacjach już nie. Nawet jeśli sami chcemy myśleć inaczej, to nasze mózgi raczej niezbyt sobie radzą z takim skakaniem pomiędzy czynnościami. Przynajamniej na to wskazuje cześć badań. W nieco zabawny, ale obrazoway sposób zostało to pokazane w jednym z podastów Podsiadło & Kotarski (tu link do filmu na You Tube). Sam eksperyment zaczyna sie w okolicach 28 minuty. Tymczasem technologia kusi, a to e-mail, a to co tam w świecie, a to jakiś post na Fejsie lub powiadomienie na komórce. Każde takie przełączanie wytrąca nas ze skupienia. I jeśli szukamy sposobu, jak pracować efektywnie, to warto temu poświęcić więcej uwagi.

Media społecznościowe

Nieco oddzielną i chyba groźniejszą odmianę internetowych rozpraszaczy stanowią media społecznościowe.  Jeśli macie dostęp do platformy Netflix, to polecam szczególnie dokument „Social Dilemma”, który bardzo ciekawie pokazuje o co chodzi. Tym bardziej, że występują tam osoby, które pracowały kiedyś w Facebook, Youtube czy Google, a więc widziały lub współtworzyły te platfromy. Jeśli chcecie poczytać o  samym Facebooku , to polecam również mój artykuł (link), gdzie więcej piszę na temat tej platformy.

Tu tylko w skrócie podkreślę, że social media to tak naprawdę potężne algorytmy, nad którymi pracują sztaby ludzi. I nie chodzi tylko o programistów. Za popularnością mediów społecznościowych stoi w dużym mierze psychologia i znajomość naszej psychiki. Każdy nasz klik, polubienie (lajk) czy udostępnienie to materiał dla sztucznej inteligencji, który nas poznaje i wie coraz więcej, co nas może zainteresować. Jak wiemy, social media są darmowe, przynajmniej póki co. Za to giganci, jak Facebook czy Google (You Tube) zarabiają na nich mnóstwo pieniędzy. Ktoś może powiedzieć, że to wypadkowa ich popularności i ewentualnie reklamy. W pewnym sensie tak jest. Ale to całkiem inny wymiar niż np. telewizja. Jeśli włączacie jakiś kanał i akurat leci reklama słodzonej wody w plastiku, to każdy w danym momencie widzi to samo. W przypadku mediów społecznościowych sytuacja wygląda inaczej.

Social media i precyzja

Cały algorytm jest w dużej mierze nastawiony na to, aby nas utrzymać jak najdłużej na danej platformie. I ma do tego masę informacji, żeby być skutecznym. Te informacje to nasze zachowania. Kliknęliśmy ostatnio zdjęcie z ładnym pieskiem? Może gdzieś zatrzymaliśmy się, żeby poczytać o zrzutce na schronisko w okolicy? Bang! Jest duża szansa, że dostaniemy w sugerowanych postach, albo filmach coś w podobnym temacie. Coś, co będzie wywoływało silniejsze emocje. Niektórzy w badaniach próbują nawet przeliczyć ilość polubień na Facebooku na poziom wiedzy o nas. I tak 10 lajków to już nawet poziom kolegi z pracy. A ile polubień macie na koncie? 😉 O tak…takie platformy mogą wiele o nas powiedzieć.

Jak się bronić?

Drastyczne kroki to oczywiście całkowite odcięcie się od takich platform, co jednak nie jest łatwe 😉 Szczególnie, że przykładowo Facebook, Instagram jak i You Tube, to także miejsce działania wielu firm czy organizacji. Chcesz przykładowo sprawdzić dzisiejsze menu w restauracji, to wchodzisz na Fejsa. Dochodzi też czasem po prostu komunikacja lub znalezienie kogoś znajomego. Problemem jest fakt, że jak przekroczymy próg takiej platformy, to jesteśmy już w zasięgu jej algorytmu. Znacie pewnie to uczucie, że wchodzicie na moment, żeby tylko coś szybko sprawdzić, a po 15 czy 30 minutach scrollujecie ekran i zapomnieliście po co tam w ogóle jesteście? Nie jesteście jedyni 😉

Na szczęście z pomocą przychodzą nam tu pewna narzędzia. Tym bardziej, że szerzej chodzi o czas spędzony w ogóle na komputerze czy urządzeniach mobilnych, a nie tylko w mediach społecznościowych.

Jak zmierzyć czas na telefonie?

Jak zatem pracować efektywnie w obliczu takiego wyzwania? Więcej piszę o tym w oddzielnym artykule (link). Tu natomiast wspomnę, że po pierwsze, od jakiegoś czas niektóre aplikacje, jak Facebook i Instagram posiadają w wersji mobilnej prosty licznik. Sprawdzimy tam, ile czasu w ostatnich dniach spędziliśmy na tych platformach. Podobne narzędzia oferują też niektóre telefony, jak czas spędzony przed ekranem, ilość tzw. odsłon w ciągu dnia itd. Tu nie ma subiektywnych odczuć 😉 Czarno na białym widzicie wasz wynik.

Co więcej, znajdziemy również darmowe aplikacje na telefon. W porównaniu do tych „wbudowanych” opcji często oferują bardziej kompleksowe informacje. Są to na przykład proste, ale ciekawe raporty, gdzie zobaczymy, na czym spędzamy czas przed komórką. I co bardzo ważne, pokażą i zliczą nie tylko media społecznościowe, ale także inne aplikacje czy ogólnie surfowanie w internecie. Co więcej, można włączyć specjalne alerty, jeśli taki czas się zwiększa z tygodnia na tydzień itp. Tu znów odsyłam do mojego artykułu, gdzie szerzej opisuje kilka takich apek.

Także nie ma praktycznie wymówki 😉 Jeśli chcecie wiedzieć, ile czasu spędzacie na telefonie czy w mediach społecznościowych, to jest to w zasięgu ręki. Albo wystarczy włączyć wbudowaną opcję, albo pobrać odpowiednią apkę na komórkę. Później wszystko dzieje się automatycznie, więc decyzja zależy od was 😀

Zmierz jakość czasu na komputerze

Nieco trudniej będzie wam zmierzyć czas na komputerze. Przykładowo Facebook czy Instagram już nie mają wbudowanej opcji kontroli czasu, jeśli używamy ich na laptopie lub w przeglądarce. Tu jednak również nie jesteśmy bezbronni. I jeśli zastanawiamy się, jak pracować efektywnie, to znajdziemy pomoc. Jedną z opcji jest program Rescue Time, o którym również więcej piszę we wspomnianym wyżej artykule (link). Możecie ponadto zobaczyć mój film na YouTube, gdzie pokazuje na żywo, jak to działa. Jest to na pewno dużo bardziej rozbudowany program, niż proste apki na telefon. W dużym skrócie zmierzymy ogólnie nasz czas przed komputerem, jak i zobaczymy jego jakość 🙂

Sprawdzimy zatem, czy jest to np. głównie rozrywka, a może praca. Także tu czarno na białym widać liczby. Ale to nie wszystko. Jest sporo dodatkowych opcji konfiguracji, co pozwala na jeszcze bardziej precyzyjny pomiar. A wszystko dzieje się niejako w tle, nie musicie nic specjalnie robić. Wystarczy instalacja i program automatycznie włącza się, jak tylko uruchamiacie komputer. Jest też na tyle sprytny, że jeśli nic akurat nie robicie, bo poszliście na kawę i ciastko, to najprawdopodobniej ten czas nie zostanie wliczony 😉

W wersji podstawowej program jest za darmo. Natomiast jeśli zdecydujecie się płatną wersję, wówczas dostaniecie dodatkowe narzędzia do walki z rozpraszaczami. Jak wiemy dostęp do Internetu kusi i nawet podczas pracy łatwo nam…zejść na drogę przeglądania memów czy to kupowania online. Także w takich sytuacjach Rescue time służy pomocą, gdyż można przykładowo włączyć blokowanie określonych witryn. Opcji ochrony jest całkiem sporo, więc zachęcam do zapoznania się z tym narzędziem, choćby w wersji podstawowej.

Pracuj mądrzej z zasadą Pareto

Ok, pora na ostatnią część, czyli koncentracja nad tym, co prowadzi co celu. Brzmi górnolotnie i jak banał, ale także tu łatwo o zejście na czarną stronę mocy 🙂 Zastanawiając się, jak pracować efektywnie, jest to na pewno obszar warty uwagi. Można by tu pewnie przytoczyć różne techniki i książki. Ja jednak skupię się tylko na jednym podejściu. Tym bardziej, że do pewnego stopnia jest on mierzalny. Mowa tu o regule lub zasadzie Pareto. Szczerzej opisuje ten temat w oddzielnym artykule (link). Tu jednak znów skoncentrujemy się na esencji.

Reguła Pareto – na czym polega?

Reguła Pareto mówi, że istnieje nierównowaga pomiędzy wkładem lub szeroko pojętym kosztem a rezultatem, który zawiera się w przedziale 20/80. Innymi słowy można powiedzieć, że 80 % naszego wyniku zależy od jedynie 20-u % naszych zasobów. Jak to się odnosi do sytuacji na co dzień? Przykładowo, 20 % klientów generuje 80 % dochodów, 80 % klientów używa tylko 20 % funkcjonalności aplikacji albo programu, 80% reklamacji pochodzi od 20 % klientów itd. Oczywiście, w rzeczywistości proporcje mogą być nieco inne. Może to być 15/85 czy 10/90, ale chodzi o rząd wielkości tych nierówności i skupienie się na odpowiedniej części.

Sam ciągle zaskakuje się, kiedy odkrywam te proporcje wokół siebie. Powiedziałbym, że jest w tym coś magicznego 😉 Tak czy inaczej, warto od czasu do czasu zrobić sobie taką analizę i zobaczyć, czy aby przypadkiem nie poświęcamy większość naszego czasu (szczególnie tego najlepszego) nad zadaniem, które ma niewielki wpływ na nasz wynik.

Reguła Pareto a nasze wyniki

Patrząc na to z pewnej perspektywy, można powiedzieć, iż należy uważać na małe pokusy w postaci prostych zadań. Kiedyś na jednym szkoleniu spotkałem się z określeniem ich jako „Michałki”. Nazwa nawiązywała do tych fajnych czekoladek 😉 W wolnym „tłumczeniu” byłyby to takie małe, stosunkowo przyjemne zadania. Po prostu nieraz próbujemy wypełnić czas na pracę nad czymkolwiek, co będzie „szło”, czyli co będzie dawać widoczny efekt. Nie znaczy to jednak, że jest to coś najbardziej potrzebnego i co przełoży się wyraźnie na naszą efektywność. W szerszym znaczeniu chodzi tu o sensowność tego co robimy. Obojętnie, czy będzie to praca na własny rachunek i bardziej ciekawe lub rentowne zlecenia, czy też praca na etat, gdzie w szerszym kontekście powinniśmy skupiać się na czymś, co prowadzi do lepszych wyników firmy.

Wykres Pareto

Powyższą regułę, jak już nabierzecie pewnej wprawy, możecie stosować „na oko” przy prostszych problemach. W przypadku tych bardziej złożonych, lub szczególnie na początku, dobrze skorzystać z wykresu lub tabelki. Jeśli macie nieco nowszy Excel, to znajdziecie nawet gotowy wykres Pareto. Będzie on widoczny w sugerowanych wykresach, albo znajdziecie go w opcji Histogram i Wykres Pareto. Jego zaletą w wersji Excelowej jest prostota i to, że liczy pewne rzeczy za nas.

W ten sposób możecie szybko zobaczyć, czy ta reguła w ogóle u was występuje. Excelowi wystarczą tylko dwie kolumny. W poniższym przykładzie to nazwa klienta i obroty. Zaznaczacie i wybieracie rodzaj wykresu i tyle 🙂 Excel sam policzy procenty i pokaże rozkład wartości (tu sprzedaż klientów). Innymi słowy zobaczycie, w którym momencie 80 % (lub zbliżona) wartość wystąpi. Jeśli stanowi to około 20 % zbioru to bingo! Teraz wystarczy zastanowić się, jak skoncentrować wysiłki na tym kluczowym obszarze.

Wykres Pareto przykład

Przykład zamieszczam poniżej. W tym przypadku mamy 10-u klientów (zielone słupki) oraz ich obroty (kwoty powyżej). Zobaczmy zatem, czy reguła Pareto ma tu zastosowanie.

Niebieska linia idzie od lewej do prawej i pokazuje, jak każdy kolejny klient dokłada swój procentowy udział, aż do ostatniego, kiedy mamy łącznie 100 % wartości obrotów. Czyli jeśli wszyscy łącznie np. mieliby 100 tys. złotych, a pierwszy miałby 20 tys. to odpowiadałby za 20 % całości. W skrócie, im większe obroty, tym linia szybciej pnie się do góry. Następnie patrzymy na skalę po prawej i zwracamy uwagę, gdzie jest 80 %. Ta informacja pozwoli zobaczyć, przy którym słupku (tu oznaczający klienta) osiągamy ten próg. Innymi słowy, sprawdzamy ile „potrzeba” klientów, aby uzyskać 80 % całości obrotów. Tą sytuację pokazuje poniżej czarna strzałka (dodana przeze mnie). Występuje to już przy drugim kliencie. A więc dwóch klientów (2 z 10 czyli 20% wszystkich) stanowi około 80 % obrotów. Przy poniższym przykładzie, jeśli zastanawialibyśmy się,  jak pracować efektywnie wykorzystując regułę Pareto, to warto byłoby zwrócić większą uwagę właśnie na nich.

Miłego eksperymentowania!

To byłoby tyle na dziś! Mam nadzieję, że te wskazówki pomogą wam, jak pracować efektywnie i bardziej świadomie zarządzać własną energia 🙂 Temat jest na pewno szeroki…i może wy macie jakieś ciekawe pozycje, pomysły, albo książki z powyższego tematu? Jeśli tak to zapraszam do komentowania i dzielenia się waszymi doświadczeniami 🙂