Jak szybko i łatwo zrobić wykres w Excelu

Gospodarka Głupcze! Tabliczkę zawierającą takie wezwanie miał kiedyś na biurku prezydent USA Bill Clinton. Dziś wielu z nas mogłoby powiesić sobie hasło grafika głupcze 😉 Jesteśmy bowiem zalewani masą informacji, czas uwagi jest ograniczony i jeśli chcemy cos zakomunikować, warto spędzić trochę czasu nad stroną graficzną. Na szczęście w przypadku MS Excel możemy szybko osiągnąć całkiem niezły rezultat. Znajdziemy tu bowiem wbudowane systemy pomocy, które dają całkiem fajny efekt. Zobaczmy dziś dwa sposoby, jak łatwo zrobić wykres w Excelu i jak przyśpieszyć naszą pracę. No to zaczynajmy!

Prosty wykres dla kogo? Po co?

Dlaczego robić wykresy w Excelu? Prosta odpowiedź mogłaby brzmieć: ”Bo są” 😉 Ale ok, tak serio? Myślę, że mógłbym tu napisać cały esej. Ale postaram się ograniczyć tylko do kilku argumentów poniżej.

• Informacja nie równa się jej formie. Znacie na pewno różne teorie na temat komunikacji, mowy ciała itd. Tu jest podobnie. Chcemy coś przekazać, zwrócić na coś uwagę. Zróbmy to zatem w ciekawej formie.
• Wykresy często dotyczą danych pogrupowanych w pewien sposób. To niejako wymusza na nas pewną organizację i ich strukturę, często „oczyszczenie” z rzeczy, które nas nie interesują. Przykładowo, jeśli przygotowujemy raport sprzedaży naszego super produktu „Misia Zenka”, to pokazujemy tylko pewne podsumowania np. za miesiąc za ten jeden produkt. Wykresy pozwalają lepiej skoncentrować się na wybranych elementach.
• Człowiek jest z natury istotą wzrokową. Wykres może czasem „powiedzieć” znacznie więcej niż długie wykłady czy masa innych zestawień. To dotyczy tak odbiorcy, jak i czasem nas samych, kiedy patrząc na wykres coś odkrywamy i przychodzi moment „aha” 😉
• Grafika to świetne uzupełnienie jakiejkolwiek innego typu informacji

Oczywiście, jak wszędzie, można też wpaść w pułapkę nadmiaru i przesadzić. O tym pewnie napiszę innym razem.

Jak łatwo zrobić wykres w Excelu – dwie ścieżki

Excel oferuje zasadniczo sporo opcji konfiguracji i tworzenia wykresów. Nie chodzi tylko o wybór typu jak kołowy, liniowy itd. Można również dostosować masę elementów. Włączyć legendę, tytuł, zdefiniować co będzie pokazane na tzw. etykietach, dobrać kolory i wiele innych. Ja jednak skupię się dziś na prostszym podejściu. W ofercie dostajemy bowiem do wyboru dwa sposoby, jak łatwo zbudować wykres w Excelu.

W pierwej metodzie otrzymujemy podpowiedź i gotowe wzory co do typu, kolorystki i układu wykresu. Dalszy wybór należy do nas. Można też poprzestać na tych wbudowanych mechanizmach i często efekt będzie naprawdę całkiem niezły. Można też również potraktować to jako punkt wyjścia do dalszych usprawnień i bardziej zaawansowanych wykresów.

Druga opcja jest jeszcze szybsza. Jest ona wyjątkowo wydajna, jeśli w ogóle nie macie pomysłu lub chcecie zbudować coś w maksymalnie krótkim czasie. Tu jednak efekt może być nieco kosztem jakości, przynajmniej ten początkowy. Zależy zatem od tego co akurat potrzebujecie. Z drugiej strony podobnie jak powyżej, taki rezultat może być tylko wstępem do dalszych prac, więc tak czy inaczej możecie zyskać na czasie 😉

Wybieraj spośród gotowych propozycji

Zobaczmy zatem na pierwszą metodę, która oferuje Excel, czyli podpowiedź właściwego typu wykresu wraz z stylem i paletą kolorów. Na początku, ale także i nieco później, jak już jesteśmy zaawansowani, pewną trudnością jest zastosowanie odpowiedniego typu wykresu. Czy to będzie kołowy, liniowy, słupkowy a może inny? Podobnie może być z konfiguracją innych elementów. Czy dodać legendę, etykietę, jakie kolory zastosować. Tu można liczyć na pomoc 😀 Narzędzie bowiem samo zasugeruje gotowe rozwiązania. Przekonajmy się, jak przy ich pomocy łatwo zbudować wykres w Excelu.

Tu jeszcze jedna uwaga ogólna. Poniższy przykład (tabela) jest dość prosty, ale opisane metody sprawdzą się również w bardziej złożonych przypadkach. Musicie je jednak odpowiednio przygotować, jeśli będzie taka potrzeba. Jeśli weźmiecie jakieś dane ułożone w chaotyczny czy przypadkowy sposób, to tak czy inaczej będzie potrzebna pewna praca. Zawsze przed wstawianiem wykresu starajcie się, żeby tabela miała określoną i logiczną strukturę – np kolumna z nazwami (tekst) nie powinna zawierać daty lub odwrotnie. Nie zostawiajcie też pustych wierszy czy kolumn.

Zobacz jaki typ wykresu się sprawdzi

Chcemy na przykład mieć wykres kołowy, ale po kilku próbach okazuje się, że jednak to nie to. Innym razem możemy wybrać liniowy lub słupkowy i tez okaże się, że coś nam nie wychodzi. Otóż, do pewnego stopnia można określić, jaki typ(y) wykresu są odpowiednie dla danych lub tabeli, którą chcemy przedstawić. Nie będziemy się tu teraz nad tym rozwodzić. Z czasem i przy większym doświadczeniu sami to „poczujecie”, ale na ten moment możemy po prostu zaufać algorytmowi Excela 😉

Idziemy zatem do naszej tabelki z danymi, zaznaczamy ją (np. skrótem Ctrl + A). W moim przypadku to prosty układ w dwóch kolumnach, gdzie widzimy ludność (w milionach) przypadająca na każdy kontynent.

Klikamy w menu górnym na Wstawianie — > Polecane Wykresy

Następnie otwiera się okienko, gdzie od razu pojawiają się polecane wykresy. Możemy także z tego miejsca pójść do wszystkich, ale tu tego nie chcemy 😉 Jak widać, Excel pokazuje kilka różnych typów, które tu powinny się dobrze sprawdzić. Oczywiście, to nie koniecznie zawsze wyczerpuje wszystkie możliwe wybory. Jeśli poszlibyśmy do opcji, gdzie wybieramy spośród wszystkich rodzajów, okazałoby się że możemy jeszcze znaleźć coś więcej. W tym wpisie skupiamy się jednak na prostocie i szybkości, wiec skorzystamy tylko z sugestii. Dodatkowym bardzo użytecznym elementem są miniatury. Mianowicie, zanim coś wybierzemy na dobre, widzimy podgląd jak nasz wykres będzie się prezentować i to już z wykorzystaniem naszej konkretnej tabelki.

No dobra, w końcu coś wybierzmy 🙂 Mój wybór pada na wykres kołowy. Potwierdzam OK.

W tym momencie wykres zostaje wstawiony. Możemy sobie go oczywiście przesunąć myszką w dowolne miejsce. Gratulacje, pierwszy etap za wami!

Jak łatwo zrobić wykres w Excelu – wybór stylów, palety kolorów i układu

Tak na upartego moglibyśmy na tym poprzestać. Ale proszę nie róbcie tego! Dzieli was tylko kilka kliknięć od czegoś znacznie lepszego! Wiem, brzmi jak reklama z telewizji 🙂 Ale na prawdę jest warto. Zobaczmy jak łatwo zbudować jeszcze ładniejszy wykres w Excelu.

Kolejną rzeczą jest wybór stylu. Domyślnie otrzymujemy prostą i nieco nudną wersję. Wystarczy jednak pójść do menu górnego i wybrać jeden z dostępnych stylów. Uwaga, dla różnych typów wykresów mogą być one nieco inne. Nie zdziwcie się więc, że coś gdzieś widzieliście a już się nie pojawia.  Może wcześniej na przykład pracowaliście z wykresem kołowym, a teraz widzicie dostpęne style dla kolumnowego.

Idziemy do Projekt Wykresu i następnie do sekcji Style Wykresu (miniaturki widoczne poniżej). Uwaga poznawacza 😉 Aby opcje Projekt Wykresu i Formatowanie pojawiły się na górnym menu musicie mieć wcześniej zaznaczony wykres, czyli po prostu klikacie na niego.

Następnie, wybieram jedną z opcji i potwierdzam po prostu klikając na nią. Wykres szybko nabiera kolorytu. W tym przypadku oprócz zmiany tła zostały jeszcze dodane procenty jako etykiety. Przykładowo widzimy, że kolor ciemny niebieski to Afryka i stanowi ona 61 % całości. Zyskaliśmy zatem nie tylko wygląd, ale także dodatkową informację. Co ciekawe, nie ma tego w naszej oryginalnej tabeli. Jak widać, znajduje się tam tylko liczba ludności bez procentowego udziału. Excel jest jednak na tyle „mądry”, że taką operację sam zrobi niejako „w pamięci”. Nie trzeba tego liczyć na boku. Prawda, że super? 🙂

Szybki układ

Po tym jak wybraliśmy rodzaju wykresu i styl, w podobny sposób można wybrać tzw. układ. W dużym skrócie możemy wybrać jeden z dodatkowych wariantów. Może to być wersja wraz lub bez legendy, z dodatkowymi informacjami na etykietach, ewentualnie w ogóle bez nich.  I jeszcze kilka innych. Podobnie jak poprzednio, możemy tu mieć nieco inne warianty w zależności od poprzednio wybranego rodzaju wykresu. Najlepiej najechać na chwilę myszką i zobaczyć, jak nasz wykres się zmienia na podglądzie. Jeśli to nas satysfakcjonuje, wówczas na tym się zatrzymujemy i potwierdzamy wybór klikając myszką na dany wariant.

W moim przypadku zmiana była dość subtelna, ale dzięki temu etykiety są na „zewnątrz” wykresu, co powoduje, że są lepiej widoczne. Innymi słowy „nie zachodzą” na siebie.

Wybieramy paletę kolorów

Zastanawiając się nad tym, jak łatwo zbudować wykres w Excelu nie możemy zapominać o palecie kolorów. Przy pomocy gotowych wzorców można ją bardzo łatwo i szybko zmodyfikować. Zasadniczo już na samym początku Excel domyślnie wybiera nam pewne kolory. I oczywiście możemy je ręcznie jeden po drugim zmieniać. Ale mamy też możliwość wybrać jedną z dostępnych opcji, gdzie zestaw został zdefiniowany przez twórców.

Ma o to tyle sens, że mamy pewność co do ich spójności i takiego powiedziałbym całościowego (holistycznego) podejścia. Przykładowo wybieramy paletę kolorów, które dobrze kontrastują. Ewentualnie wybieramy tzw. paletę monochromatyczną, gdzie mamy różne odcienie niebieskiego czy zielonego, ale według określnej gradacji. W obu przypadkach mamy pewność, że efekt będzie co najmniej przyzwoity. Oczywiście jest to do pewnego stopnia kwestią gustu, ale nie tylko. Ważne bowiem, aby wykres był prosty do czytania i aby nie „zlewał” się tam, gdzie tego nie chcemy, lub aby miał płynne i konsekwentne przejścia kolorów.

W tym przypadku wybrałem paletę monochromatyczną w odcieniu pomarańczowym.

Koniec a może tylko punkt startowy?

W tym momencie zakończyliśmy naszą  pierwszą szybką ścieżkę budowania wykresu w Excelu. I zasadniczo nasza praca może się w tym momencie zatrzymać. Ewentualnie, ten szybki start możemy potraktować jako punkt wyjściowy do dalszych zmian. Ja przykładowo poniżej dokonałem dwóch dodatkowych korekt, ale maja one charakter czysto manualny. Oznacza to, że prostu biorę jakiś pojedynczy element i sam coś wymyślam 😉 Nie ma tu już szybkich podpowiedzi.

Po pierwsze zmieniłem tło na moim zdaniem ciekawsze i milsze dla oka dla wybranej poprzednio pomarańczowej palety.

Dodatkowo, przesunąłem tytuł w prawo (chwyć lewym przyciskiem myszki i upuść). Efekt końcowy poniżej 🙂

Moc idei czyli zaufaj Excelowi, wykres jeszcze szybciej

Sprawdzimy teraz drugą metodę (Ideas) i zobaczmy jak łatwo zbudować wykres w Excelu w jeszcze inny sposób. Tu jedno zastrzeżenie. Domyślnie opcja ta dotyczy nowszych wersji Excela (znajdziecie ją na pewno w wersji 365) i co istotne w wybranych wersjach językowych jak angielski. Możemy przeczytać o tym na oficjalnej stronie Microsfotu jak poniżej. Normalnie ta opcja nazywa się po polsku „Pomysły”, ale że będę używał wersji angielskiej, to pojawi się jako „Ideas”.

A więc jeśli używacie wersji polskiej musicie przynajmniej na chwilę przestawić się na angielską. To dość szybka akcja, wystarczy w opcjach programu w kategorii Język wybrać Angielski jako preferowany i zrestartować Excel.

W nieco starszych wersjach Excela również możecie mieć do niej dostęp, ale trzeba najpierw aktywować specjalny dodatek (Analysis Tool Pack). Ostatecznie Ikona i nazwa może się nieco różnić od tej w wersji 365, ale działanie powinno być takie samo.

Aktywowanie dodatku jest możliwe w Opcjach jak poniżej:

Możliwe, że będziecie musieli jeszcze dodać tą funkcję w Opcjach, gdzie dostosowujemy wygląd Menu Excela czyli tzw. Wstążkę.

Excel Ideas (Pomysły) – jak działają?

O co w tym chodzi? Microsoft wprowadził element, można powiedzieć, automatyzacji czy nawet sztucznej inteligencji, który może znacznie przyśpieszyć pracę. Ma też kilka wad, o tym poniżej, ale na pewno znajdzie zastosowanie, jeśli zależy wam bardzo na czasie. Poza tym to chyba przedsmak przyszłości, gdyż wydaje, się że ten kierunek będzie rozwijany.

Jak to działa? Polega to na tym, że zaznaczacie jak poprzednio obszar/tabelkę danych, którą chcecie wizualnie przedstawić. Następnie zaś, zamiast wybierać w górnym menu Wstawianie –> Wykresy (jak poprzednio), tu należy kliknąć na ikonę jak poniżej. W zależności od wersji i tłumaczenia może ona mieć nazwę typu Ideas/Data Analysis lub tp. Standardowo znajdziecie ją w Narzędziach Głównych (Home). Ewentualnie, będzie tam gdzie ją dodaliście ręcznie w ustawieniach menu czyli tzw. wstążki. Pamiętajcie, że Ideas są dostępne tylko w wybranych wersjach językowych, jak angielski.

I czas na magię lub showtime 🙂 Po prawej stronie ekranu zostaje otwarty panel, gdzie miniaturki pokazują przykłady tego, co możemy uzyskać. Innymi słowy są to po prostu propozycje Excela, co można z taką tabelką zrobić. Zawsze, znajdziecie dostępnych kilka propozycji. U mnie przykładowo są to wykres przestawny lub standardowy wykres i jeszcze parę innych wersjj (poniżej niewidocznych). Jeśli coś mi odpowiada to po prostu klikam na znak plusa.

I wykres/element zostaje wstawiony. I tyle 😀

Możemy na tym poprzestać. Ewentualnie, jak poprzednio, używając wbudowanych styli, kolorów i układów możemy taki wykres dostosować do naszych potrzeb.

Jest to zapewne najszybsza metoda. Pewien minus polega na tym, że dostajemy w pierwszym rzucie coś w pakiecie. Może to być tytuł oparty o jakąś kolumnę, typ wykresu który nie będzie najpiękniejszy itd. Jednak mamy coś w dosłownie dwóch, może trzech kliknięciach 😉 Tym bardziej, że algorytm sam sugeruje pewne pomysły (ideas), a więc zużywamy mniej energii 😉 Istnieje co prawda także w tym przypadku opcja pewnej konfiguracji, jednakże wówczas cały proces już nie jest taki szybki. Wrócę jednak w oddzielnych wpisach jeszcze do tego tematu, bo jest tu kilka interesujących aspektów.

Wybór należy do nas

Ok, dotarliśmy do końca. Zobaczyliśmy jak łatwo i szybko zrobić wykres w Excelu. A podsumowując, mamy  do wyboru dwie przyśpieszone ścieżki. Pierwsza to w pewnym sensie dwa, trzy pod-etapy czyli wybór typu wykresu, stylu oraz układu. Druga zaś to po prostu wybór jednego z sugerowanych pomysłów Excela. W obu przypadkach możemy się na tym zatrzymać. Ale jest to także świetny punkt wyjścia do dalszej pracy, jeśli to nam nie wystarcza. Możliwości manualnej konfiguracji są całkiem spore i o tym będę jeszcze pisać na blogu. Dlatego polecam newsletter. Nie ominie Cię żadna nowość 🙂

Pozdrawiam,

Michal

PS. Polecam również film na You Tubie, w którym opisuję i pokazuję powyższe sposoby. Zamieszczam go poniżej.

PS2. Poza tym zapraszam na ten sam kanał na You Tube : Link tu. A jeśli wolicie czytać, to zajrzyjcie również na specjalną stronę na blogu (link), gdzie znajdziecie dotychczasową listę tematów dotyczącą analizy i wizualizacji danych w Excleu.