Jakie finansowe KPI należy wybrać na początek?

Zastanawiacie się, jak lepiej zoptymalizować wasze wydatki w firmie lub organizacji? Szukacie odpowiednich wskaźników? Najlepiej zacząć od podstaw. Dlatego dziś na warsztat weźmiemy finansowe KPI na dobry początek. Ten artykuł to już kolejny z tego cyklu, więc jeśli zaczynasz dopiero swoją drogę z kluczowymi wskaźnikami to gorąco polecam przeczytać najpierw wprowadzenie (link). Poza tym zapraszam również do innych wpisów z tego obszaru (aktualna lista). Tymczasem przejdźmy do poniższej lektury, gdzie zmierzymy się z finansami 😀

Dlaczego KPI finansowe?

Pytanie wydaje się oczywiste, jednak nie zawsze tak jest. Sam obszar może być bardzo szeroki i pewne tematy mogą się łączyć. Jeśli chodzi przykładowo o samo prowadzenie księgowości, to często są to właśnie liczby, zestawienia i raporty. Stosunkowo więc łatwo znaleźć dane do obliczeń i produkowania rozmaitych wskaźników. Przy czym w praktyce finansowe KPI to nie księgowość. Czasem pewne liczby mogą wyglądać podobnie, ale chodzi jednak o trochę inny cel. Szukamy bowiem, jak zmierzyć dany obszar naszej działalności i jak lepiej nim zarządzać. Nie musimy też, szczególnie na początku, martwić się każdym aspektem i szczegółem. No i w końcu żaden urząd skarbowy nie wlepi nam kary za brak jakiegoś KPI 😉 Są one wyłącznie dla nas, lub dla szefa 😉

Co więcej, w ferworze prowadzenia działalności gospodarczej czy innej organizacji łatwo czasem zapomnieć o pewnych podstawach. Szczególnie w przypadku biznesu głównie chodzi o to, żeby nie tracić pieniędzy lub nie być na minusie. Oczywiście pomijam sytuacje, że mamy miliony na koncie i robimy sobie coś co chcemy. Poza tym są także specyficzne sytuacje, kiedy mamy spory budżet na rozwój i chwilowo zakładamy brak zysków. Jednak, tak czy inaczej, finalnie musimy mieć pod kontrolą to ile wydajemy, czy zwracają nam się inwestycje, lub czy zyski są zbliżone do tych spodziewanych.

Finansowe KPI na początek pozwolą w dużej mierze na lepsza kontrolę i kondycję naszej działalności. Ponadto ułatwią decyzje co do dalszego rozwoju, a czasem zmiany profilu firmy czy jakiejś jej części.

Jak powstało zestawienie?

Zanim przejdziemy do meritum dodam jeszcze kilka słów na temat kryteriów, które posłużyły do stworzenia tego zestawienia. Po pierwsze, jak sama nazwa artykułu wskazuje, skupiamy się na podstawowych metrykach. Bedą to też raczej uproszczone wersje. Sama księgowość to świat liczb i zestawień i pole do wielu obliczeń. Jednakże podobnie, jak poprzednio, zachęcam do rozpoczęcia od czegoś prostego i ewentualnie później do rozbudowy naszego arsenału 🙂 Przy okazji jeszcze raz polecam moje poprzednie artykuły, a w szczególności wprowadzenie do świata KPI. Dla przypomnienia to skrót od Key Performance Indicator, co można przetłumaczyć jako wskaźnik kluczowych procesów.

Pierwszym zatem kryterium w zestawieniu to prostota i ograniczenie na początek liczby finansowych KPI. Kolejna rzecz to pewna uniwersalność. Chodziło mi o to, aby poniższe zestawienie było maksymalnie użyteczne bez względu na wasz profil działalności. Oczywiście nie da się pewnie tego osiągnąć w 100 %, ale próbowałem 😉

Poza tym starałem się opisać metryki z kilku różnych obszarów. Przykładowo jeśli skupilibyśmy się tylko na należnościach od klientów i ich kontroli, to już tu moglibyśmy zaproponować co najmniej kilka wskaźników. Ale przecież to nie jedyna rzecz warta uwagi. Dlatego znajdziecie metryki z kilku popularnych tematów. No to zaczynamy!

Podobnie jak poprzednio zamieszczam również bonusowy Excel do pobrania 🙂 Zawiera gotowe formuły, więc możecie sobie wstawić własne liczby. Ułatwi też zrozumienie niektórych aspektów.

Finansowe KPI na początek

Tempo przyrostu przychodów (Growth Revenue Rate)

Jest to chyba jedna z najbardziej podstawowych metryk, którą można tu mierzyć. Patrzymy na wielkość sprzedaży i porównujemy ją do poprzedniego okresu np. miesiąc do miesiąca. Po pewnym czasie będziemy mogli również zobaczyć trend za poprzedni rok lub więcej. W tym przypadku warto nadmienić, że chodzi tu o przychód, a więc jeszcze nie zysk (o tym więcej poniżej). Ma to jednak pewne zalety, szczególnie jeśli nasza działalność jest stosunkowo młoda, gdyż już na początku zobaczymy czy dana oferta/cena ma potencjał. Dodatkowo, być może tymczasowo będziemy świadomie skupiać się na szybkim wzroscie bez względu na marże. To może oznaczać inwestycje w działania marketingowe i chęć potwierdzenia w liczbach, czy przynoszą one spodziewane efekty.

Jeszcze ciekawiej zrobi się, jeśli przychód rozbijemy na kategorie usług czy produktów, które oferujemy. Widzimy wówczas nieco bardziej szczegółowo, jak wygląda „struktura” naszego wzrostu. Zobaczymy czy i co jest głównym czynnikiem, który wpływa na całościowy wynik.

Kalkulacja jest dość prosta, ale ciekawie mogą wyglądać wykresy za dłuższy okres. Porównujemy okres to okresu, jak miesiąc do miesiąca. Mając takie wyniki możemy następnie zbudować trend, aby lepiej zobaczyć jego historyczny przebieg i sprawdzić jak wyglądaja zmiany w strukturze sprzedaży.

Kalkulacja

Wielkość sprzedaży: porównanie wyników miesiąc do miesiąca

Wielkość sprzedaży w przekroju na wybraną kategorię/usługę: (sprzedaż usługi lub produktu / sprzedaż całkowita) * 100 %

Zysk (Gross Profit Margin)

Dobrze, jakie zatem kolejne finansowe KPI na początek warto rozważyć? Będzie to zysk 😉 Jeśli liczymy przychód to potrzebujemy także wiedzieć, ile naprawdę nam zostaje po odliczeniu wszystkich kosztów. Przy sprzedaży ważne też jest, żeby uwzględnić wartość netto, a więc odliczamy ewentualne rabaty, które daliśmy, zwroty które ostatecznie nie zakończyły się udaną transakcją itd. Chodzi oczywiście o jak najbardziej dokładny obraz, na ile nasza działalność przynosi zyski. Jeśli w ogóle je przynosi. Zdarza się również, że jest to pewien element strategii na początku, ale to już zależy od was. Tak czy inaczej, dobrze wiedzieć jak taki zysk wygląda i jak zmienia się, bo przecież kiedyś trzeba zacząć być na plusie 😉

Tu jeszcze dodatkowa uwaga. W przypadku towarów, sprzedaży e-commerce będziemy mieć zapewne bardziej namacalny czyli fizyczny aspekt. Kupujemy towar, sprzedajemy, uwzględniamy być może jakieś inne koszty. Bardziej skomplikowany obraz może mieć miejsce w przypadku usług. Ktoś może powiedzieć, że sprzedaje grafikę lub programuje, więc przecież nie ma kosztów, ewentualnie media za wodę i prąd 😉 Oczywiście jest to możliwe…ale jak przeanalizujemy dobrze wszystko czego nam potrzeba, żeby świadczyć usługi na danym poziomie, to może się okazać inaczej. I tych wydatków jednak trochę będzie. Może to być np. koszt oprogramowania, dziś coraz częściej na zasadzie SaaS czyli poprzez abonament miesięczny. Może to być też koszt rozbudowy lub wymiany sprzętu komputerowego na nowszy. Być może będą to jakieś szkolenia z uwagi zmieniające się przepisy itd. Wówczas możemy spróbować uśrednić koszty roczne, tak aby mieć przynajmniej przybliżony koszt na miesiąc. Ewentualnie patrzymy tylko na wynik np. roczny.

W niektórych przypadkach możemy też wyliczać koszt naszego czasu 😉 To trochę bardziej specyficzne podejście, ale może przynieśc ciekawe rezultaty. Tu zachęcam do lektury innego bloga na temat oszczędzania, gdzie o tym poczytacie (link). Szczególnie, jeśli interesuje nas równowaga pomiędzy pracą i czasem na tzw. życie, to warto zrobić takie ćwiczenie. Inaczej, znajdziemy się w sytuacji, gdzie co prawda rosną nam przychody, jest dobra marża…ale jednocześnie okaże, się musimy pracować coraz dłużej. A uwierzcie mi, że wasze ciało prędzej czy później powie nie 😉

Kalkulacja:

(Przychód – Koszt Netto) / Przychód * 100 %

Przychód planowany vs. rzeczywisty

Inny stosunkowo prosty i użyteczny wskaźnik w finansach to policzenie, na ile realizujemy nasz planowany przychód. Jeśli mamy więcej produktów, usług czy ich grup możemy dodatkowo policzyć wynik przez tzw. LOB (Line of Business) czyli linię biznesową. Przykładowo w przypadku kosmetyków może to być jeden wskaźnik dla sprzedaży tych dla mężczyzn, a oddzielnie dla kobiet.

Jeśli dopiero zaczynamy naszą działalność to zapewne może to być trudne, chociaż i tak próbowałbym zrobić takie ćwiczenie. Jeśli mamy już większy staż na danym rynku, to będzie to zapewne łatwiejsze. Już samo stworzenie pewnych założeń pozwoli oszacować, na jaki przychód możemy liczyć i na jakie koszty możemy sobie pozwolić. Taka metryka ułatwi planowanie budżetu na przyszłość. Następnie miesiąc do miesiąca będziemy widzieć na ile te założenia się sprawdzają.

Oczywiście, czasem może być tak, że pracujemy dłużej np. kilka miesięcy nad jakimś projektem i dopiero wówczas go finalizujemy i fakturujemy 🙂 Tu jednak znów możemy sobie to rozbić na miesiące, tak aby zobaczyć bardziej płynnie, jak kształtuje się taki wskaźnik. Przykładowo pracujemy nad czymś 3 miesiące i otrzymujemy 3000 zł. A więc miesięczny przychód będzie wynosić 1000 zł (3000/3 = 1000). Zasadniczo więc możemy patrzyć tu na dwa wymiary. Z jednej strony liczymy trend miesiąc do miesiąca. Z drugiej patrzymy na sumę wszystkich wartości za większy okres jak np. rok. W razie watpliowści zachęcam do załączonego Excela, tam lepiej to widać.

Kalkulacja

(Przychód rzeczywisty/ przychód planowany) * 100 %

Budżet planowany vs. rzeczywisty (wydatki)

Dotąd skupialiśmy się głównie na przychodach i zyskach. Jednak jak wiemy są również koszty i różnego rodzaju wydatki. Zobaczmy zatem na kolejny przykład, jakie finansowe KPI na początek możemy zastosować. Będzie to monitorowanie naszych wydatków względem planowanego budżetu. Pozwoli nam to na lepszą kontrolę nad wydatkami, a także wczesne reagowanie, jeśli coś zacznie dziać się nie po naszej myśli.

Warto jeszcze wspomnieć o samej pozycji budżet i wydatki. Wskaźniki finansowe to nie księgowość sensu stricte. Z tego też powodu warto zastanowić się, co chcemy zmierzyć. W skali makro możemy próbować zebrać wszystkie wydatki, a także policzyć cały przychód. Zobaczymy wówczas ogólną sytuację i jak najbardziej będzie to przydatne. W ten sposób jesteśmy w stanie też celować i realizować zamierzony zysk na koniec roku. Możemy też jendak przyglądnąć się wybranemi wycinkowi naszej działalności. Będą to choćby działania reklamowe lub inne inwestycje podnoszące jakość naszych usług. Wówczas mamy kontrolę nad jakimś konkrentym obszarem naszych wydatków, co też może być ciekawe. Szczególnie jeśli w poprzednim okresie mieliśmy tu problem z uciekającą gotówką 😉

Podobnie jak poprzednio, warto prowadzić obliczenia w przełożeniu na miesiąc jak i dłuższy okres jak kwartał czy rok. Nieraz jest tak, że większość kosztów może być generowana w jakimś okresie roku, a więc wynik miesięczny może zaburzać ogólny obraz.

Kalkulacja

(Wydatki rzeczywiste/ wydatki planowane) * 100 %

Zwrot z inwestycji (ROI)

ROI to jedna z bardziej popularnych metryk, wliczając także jej angielski skrót (Return of investment czyli dosłownie zwrot z inwestycji). Będzie użyteczna szczególnie w przypadku różnego rodzaju projektów, także tych krótkoterminowych. W dużym skrócie powie nam, na ile nasza inwestycja zwróciła się w postaci zysku. Będą to przykładowo działania marketingowe, akcje promocyjne, ale może to być też coś bardziej specyficznego, co ma na celu osiągniecie konkretnych korzyści czy usprawnień. Wynik może mieć też wartość ujemną, co będzie oznaczać  po prostu stratę 😉

ROI to dość ogólny wskaźnik, który na pewno warto stosować, jeśli chcemy zmierzyć efektywność szeroko pojętych inwestycji. Warto jednak pamiętać, że nie zawsze jego interpretacja będzie jednoznaczna. Przykładowo, efekt może przyjść po dłuższym czasie, niż zakładamy. Czasem też trudno jest wydzielić wpływ konkretnych działań, jeśli np. stosujemy klika reklam tego samego produktu czy usługi i nie mamy odpowiednich narzędzi, żeby śledzić co miało wpływ na finalną sprzedaż.

Kalkulacja:

(Zysk netto (przychód – koszty)/ nakłady na inwestycję) * 100 %

Zaległe należności (ilość i wartość)

Zobaczmy teraz na jeszcze inny ważny obszar, jeśli chodzi o finansowe KPI na początek. W zależności od naszej działalności może być tak, że wystawiamy stosunkowo dużo faktur z różnym terminem płatności. Im jest ich więcej, tym bardziej użyteczne będzie śledzenie ich płatności przez naszych klientów i rozwiązywanie problemów na bieżąco. Jeśli zabierzemy się za to zbyt późno, to może to skutkować kilkoma konsekwencjami.

Choćby tym, że sprzedamy zbyt dużo towarów/usług dostawcy, który traci płynność finansową i nie będzie w stanie lub nie będzie chciał nam zapłacić. Inna sytuacja to taka, że po dłuższym czasie lub w przypadku jednorazowych transakcji niektóre firmy robią z tym problem. Niekoniecznie już zależy im na dobrej relacji z nami, a nam będzie trudno odzyskać dług. Szczególnie, jeśli są to faktury o stosunkowo małej wartości i raczej nie będziemy mieli ochoty „bawić się” w sądy i inne tym podobne procesy. Rosnąca sprzedaż może zatem cieszyć, ale bardzo ważne jest również utrzymywanie zaległych należności na minimalnym poziomie.

W przypadku większych firm można tu budować dość zaawansowane metryki, ale generalnie warto zacząć od czegoś prostego. Weźmy pod uwagę choćby dwa proste wskaźniki – ilość niezapłaconych faktur oraz ich wartość w stosunku do całkowitej wartości sprzedaży. Jedna z popularnych technik to grupowanie faktur po miesiącu ich zapadalności, czyli do kiedy maja być zapłacone. Przykładowo, jeśli na dany miesiąc oczekujecie wpłaty za 100 faktur (np. z terminem płatności od 1-31 maja), z czego po zamknięciu miesiąca zostaje wam 10, to taki wskaźnik wyniesie 90 % zapłaconych faktur za maj. Tak samo możecie obliczyć wartość, bo wiadomo faktura fakturze nierówna 😉

Kalkulacja:

(Ilość faktur niezapłaconych przez klientów w terminie / Ilość wszystkich faktur zapadalnych na ten sam miesiąc) * 100 %

(Wartość faktur niezapłaconych przez klientów w terminie / Wartość wszystkich faktur zapadalnych na ten sam miesiąc) * 100 %

Zaległe zobowiązania (ilość i wartość)

Ostatni finansowy KPI na początek, który dziś opiszemy to ilość/wartość niezapłaconych przez nas faktur. Jest to niejako lustrzane odbicie powyższej metryki. W tym przypadku skupiamy się jednak na naszych zobowiązaniach czyli fakturach, który my płacimy naszym dostawcom.

Ma to co najmniej dwie przyczyny. Pierwsza, to że powie nam nieco o naszym przepływie pieniędzy (tzw. cash flow). Jeśli mamy ciągły i znaczący problem z regulowaniem płatności, to znaczy że nie jest to zdrowa sytuacja. Oczywiście wiem…życie nie jest idealne, bo inni nam nie płaca, bo takie miesiące itd. Co jeśli się jednak stanie, gdy nasza sytuacja nagle się pogorszy? Czy przykładowo to nie zablokuje nam możliwości normalnej działalności i zarabiania? Wszystko zależy od charakteru działalności, ale jeśli coś prdukujemy i nagle przestajemy płacić kluczowym dostawcom, a oni wstrzymają dostawy to mamy duży problem.

Inna wartość tej metryki to pozycja negocjacyjna w dłuższej perspektywie. Jeśli jesteście dobrym i sumiennym klientem, to być może będziecie w stanie przekonać dostawcę, żeby zaproponował wam lepsze warunki (ceny?) na przyszłość 😉

Kalkulacja:

(Ilość faktur zaległych / Ilość wszystkich faktur do zapłacenia dostawcom na ten sam miesiąc) * 100 %

(Wartość faktur zaległych / Wartość wszystkich faktur do zapłacenia dostawcom na ten sam miesiąc) * 100%

KPI finansowe na początek, co dalej?

To będzie tyle na dziś. Oczywiście temat jest znacznie szerszy i będę go kontynuować. Powtórzę jednak to, co poprzednio i w kilku innych miejscach. Jeśli jesteście początkujący w tym temacie, to zaczynajcie od prostych rzeczy i od kilku metryk. Dopiero później, w miarę lepszego „wyczucia” tematu, dodajcie to co wydaje się potrzebne. Ewentualnie wyrzucajcie to co może już nie jest przydatne, albo po prostu u was się nie sprawdza. KPI to nie dogmaty, nawet te finansowe 😀

Wszystkiego dobrego i pozdrawiam!

Michał