Szybsza analiza danych z funkcją Analyze Data (Excel Ideas)

W dzisiejszym świecie narzekamy często na czas. Że go brakuje, że przepływa przez palce, że doba jest za krótka i tak dalej 😉 Cóż, jeśli dodatkowo analizujecie wasze raporty w Excelu to warto spróbować czegoś, co wam ułatwi życie i odzyskacie trochę czasu 🙂 Prawda, że pięknie? W poniższym artykule chciałbym zaprezentować trochę informacji i doświadczeń z pewnym użytecznym, ale raczej mało znanym narzędziem. Będzie to analiza danych z Excel Ideas lub Analyze Data. Nazwa ulegała zmianie, więc można spotkać kilka wersji. W skrócie jest to magiczny przycisk, który na podstawie naszych danych generuje gotowe propozycje raportów lub wykresów. Co więcej, używając tzn. naturalnego języka można zapytać Excela o coś, i jeśli zrobimy to odpowiednio, to jest szansa że nam pomoże i odpowie 🙂 Zobaczmy zatem co możemy z tym zdziałać!

Dostępność Analyze Data (Excel Ideas)

Po pierwsze, narzędzie to jest standardowo dostępne dla użytkowników Excel 365 (pakiet Office/Microsoft 365). Przyznam, że nie do końca jestem pewien, jak to wygląda we wcześniejszych wersjach. Na moje oko  wersja 2019 również taki mechanizm posiada, chociaż nazwa może się różnić (np. Insights). W innych przypadkach możliwe, że będziecie musieli najpierw aktywować dodatek (Analysis Tool Pack). Ostatecznie Ikona i nazwa może się nieco różnić od tej w wersji 365, ale działanie powinno być takie samo. Także w razie czegoś nie poddawajcie się, jeśli nie widzicie tej opcji od razu.

Ponadto, musimy pamiętać o odpowiedniej wersji językowej. Na ten moment usługa ta działa w jednym z kilku języków. Oprócz angielskiego są to francuski hiszpański, niemiecki, chiński i japoński. W razie czegoś możecie sprawdzić aktualne informacje na stronie Microsoft (link). W języku polskim najprawdopodobniej nie znajdziecie odpowiedniego przycisku w ogóle, albo będzie on nieaktywny. A więc trzeba pamiętać o ewentualnej zmianie języka i uruchomić Excel w jednej z dostępnych wersji.

Kolejna rzecz to tzw. compatibility mode. Czasem przy uruchamianiu np. starszych plikow (xls), taki tryb może się uaktywnić. Wówczas musimy zapisać plik (np. najnowszym rozszerzeniu czyli xlxs) i wówczas będziecie działać 🙂

Wersje i nazwy

Kolejna rzecz, o której tu warto wspomnieć to nazwy. Z jakiegoś powodu Microsoft od czasu do czasu lubił zmieniać nazwę tej funkcji. Może kiedyś znajdą coś na zawsze jak pivot 😉 Na ten moment (2021) widzę nazwę Data Analyze, ale wcześniej było to Ideas, a dawno temu jeszcze coś innego. Także nie zdziwcie się, jeśli gdzieś w sieci zobaczycie poniższy mechanizm, ale pod nieco inną nazwą. Zmieniała się nawet ikona. Przez jakiś czas było to błyskawica, obecnie to coś w rodzaju lupy. W tej kwestii pracownicy Microsoftu są jacyś niezdecydowani 😉 Dlatego poniżej będę używał stwierdzenia analiza danych z Excel Ideas lub Analyze Data.

Dla kogo jest Excel Analyze Data?

W skrócie odpowiedziałbym dla każdego 🙂 A tak bardziej precyzyjnie, myślę, że ogólnie jest do narzędzie dla wszystkich, ale inaczej będą z niego korzystać doświadczone osoby, a nieco inaczej osoby mniej zaawansowane.

Jeśli wymiatasz na co dzień z formułami i stworzenie kolejnego pivota to jak dla Ciebie poranna kawa, to uważam, że narzędzie to po prostu przyśpieszy twoją pracę. Trzeba trochę się przystosować i wiedzieć, kiedy je odpalić, ale jest ono często dobrym punktem wyjścia. To dotyczy zwykłych tabel, tabel przestawnych jak i wykresów. Dodatkowo, jeśli często pracujesz z nowymi dla siebie tabelami, raportami, to Excel Ideas pozwoli na wstępne i szybkie rozeznanie, z czym mamy do czynienia.

Osoby mniej zaawansowane, lub nawet początkujące, odkryją natomiast nieco inne aspekty analizy danych z Excel Ideas. Po pierwsze, możecie kliknąć przycisk i zobaczyć propozycje tabel czy wykresów. Wystarczy później coś wybrać i przycisnąć wstaw (Insert). Jako że trudno jest bez jakiejkolwiek podpowiedzi zgadnąć, czego szukamy w danym zbiorze, to Excel generuje pomysły (stad pewnie nazwa Ideas) i wybieramy to, co nam najbardziej pasuje. Czasem to mogą być nawet dziesiątki podpowiedzi. Poza tym, możemy używać naturalnego języka, czy nawet gotowych pytań. Z tego też zapewne powodu Excel Ideas jest dostępny jedynie w kilku wersjach językowych.

Oczywiście trzeba tu nieco wiedzieć jak się w tym poruszać, ale o tym poniżej. Natomiast czasem wystarczy, że wpiszecie proste zapytanie, a Excel zaproponuje, to co wyda się bardziej odpowiednie. Może to być zwykła tabela, czasem tabela przestawna albo wykres. Nie musimy zatem dobrze znać techniki grupowania, filtrowania, operowania na tabelach. Dostaniemy coś gotowego 😉

Coś do pobrania

Do poniższych przykładow używałem dwóch plików. Jeden to własna fikcyjna tabela sprzedaży, a drugi to zestawienie krajów i ich emisji dwutlengku węgla ściąniete z internetu. W razie czegoś zamieszczam je poniżej, jeśli ktoś chce od razu poćwiczyć.

Praca z Analyze Data (Excel Ideas) – jak działa?

Podstawy są dość proste. Otwieramy plik, klikamy na tabelę danych, a następnie na przycisk (Ideas lub Analyze Data) w zakładce Home. Pamiętajcie, że nazwa lub ikona może się nieco różnić w zależności od waszej wersji Excela.

Tu jeszcze uwaga ogólna. Postarajcie się, aby wasz raport spełniał podobne wymagania jak tabela przestawna. A więc powinien to być obszar zwarty (bez pustych wierszy). Dane powinny być ułożone w uporządkowany sposób, czyli każda kolumna posiada nagłówek oraz taki sam typ danych (np. kolumna tylko z datami lub tylko tekstem). W ten sposób uzyskacie lepsze i bardziej precyzyjne rezultaty. Pamiętajmy, że Excel to nie człowiek i porusza się według pewnych reguł, więc przyda się wasza pomoc 🙂 Więc jedziemy z analizą danych z Excel Ideas (Analyze Data).

Przez chwilę po prawej części ekranu pojawi się ikona:

A następnie zostaną wyświetlone wyniki po prawej stronie ekranu. Są one ułożone w postaci miniaturek, jedna pod drugą. W ten sposób widzimy propozycje Excela.

Możemy przesunąć ekran w dół i w ten sposób przeglądamy rodzaj zwiastuna dla każdej z propozycji. Na końcu widzimy też, ile takich propozycji jeszcze mamy. Klikając na Show all results otrzymujemy dodatkowe pomysły. w Tym przypadku jest ich ponad 30 😉

Jeżeli coś nam się spodoba, klikamy na Insert i Excel stworzy nową zakładkę i umieści tam raport wraz z opisem.

W skróconej wersji można powiedzieć, że to tyle 🙂 I pewnym sensie tak czasem będzie. Raczej im prostsza tabela, i im mniej niepotrzebnych informacji, tym większa szansa że jeden z pomysłów Excela trafi w nasze gusta w 100 %. Poniżej przykład, gdzie narzędzie wstawiło tabelę przestawną i wykres przestawny. Była to tabela pokazująca sprzedaż dla różnych klientów. Co konkretnie zadziałała analiza danych z Excel Ideas (Analyze Data)? Pojawiła się tabela przestawna  z wykresem. Przy okazji sprzedaż została pogrupowana po nazwie klienta. Co więcej, na wykresie jeden z nich został wyróżniony kolorem i opisem, iż jego sprzedaż wyraźnie wybija się w stosunku do całości. Nic więcej nie potrzebowałem zrobić. Prosta tabela, proste grupowanie z wykresem… jestem pewien, że nieraz tylko tyle potrzeba do szczęścia 🙂

Zobaczymy jednak na nieco bardziej skomplikowane sytuacje.

Konfiguracje, opcje analizy

Oprócz powyższego przykładu mamy do wyboru jeszcze kilka dodatkowych opcji. Po pierwsze, po tym jak klikniemy Analyze Data możemy zawęzić nasz obszar poszukiwań. Poniżej pokazuje inny przykład. W skrócie mamy tu emisje dwutlenku węgla według kraju i każdy rok (od lat 60-tych XX wieku do drugiej dekady XXI wieku) to oddzielna kolumna. Jest więc sporo kolumn i krajów i nie wszystko mnie interesuje. Powiedzmy, że chcę zawęzić poszukiwania. Możemy zatem kliknąć na „Which fields interst you the most?” czyli wybrać kolumny, których chcemy użyć do poszukiwań.

Po kliknięciu w przycisk otwiera się panel podobny do tego, który pojawia się w tabelach przestawnych. Tu możemy odznaczyć kolumny, które chcemy analizować.

Ponadto, możemy wybrać też, czy chodzi nam np. o sumę czy średnią z danej kolumny (prawa strona okienka). Ewentualnie mamy jeszcze inną opcję, czyli wskazujemy, że to nie jest żadna wartość. Ma to sens, jeśli jakaś kolumna wygląda jak liczba, ale tak naprawdę to tylko tekst. Tak dzieje się w przypadku np. jakichś kodów typu 123 i kiedy nie chcemy nic liczyć.  Ja przykładowo wybrałem tylko 3 kolumny (nazwy krajów + 2 kolumny z konkretnymi rocznikami), po czym kliknąłem Update, aby magia zadziała się jeszcze raz 😉

Jak teraz wygląda analiza danych z Data Analyze (Excel Ideas)? Otrzymuję mniejszą listę propozycji, ale taką, która bardziej odpowiada temu czego szukam.

Tu od razu jedno z ograniczeń. Otóż w powyższym przykładzie chciałem porównać dwa lata dla wszystkich krajów (kolumna country). Kolumna z nazwami krajów zawiera jednak również pewne oddzielne kategorie, jak cały Świat, kraje OECD itd. Jeśli chciałbym zobaczyć tylko kraje, to musiałbym wykluczyć te dodatkowe kategorie ręcznie. Ciągle jednak analiza z Excel Ideas jest szybsza, niż jeśli miałbym robić od postaw tabelę przestawną. Ten krok też by mnie czekał. Jednak warto pamiętać, że narzędzie nie jest aż tak mądre, żeby zgadnąć, że w kolumnie z krajami są również organizacje czy jakieś inne grupy.

Pytania w języku naturalnym

Dochodzimy do momentu, gdzie ocieramy się o coś w rodzaju sztucznej inteligencji 🙂 Otóż, po pierwsze, Excel na podstawie danych formułuje kilka pytań, które mogą nas zainteresować. Wystarczy kliknąć i dostaniemy odpowiedź. Czasem część z nich w ogóle nie będzie nas interesować, ale niektóre mogą być przydatne. Przykładowo, w poniższym przykładzie jedno z nich dotyczy ilości krajów. Excel proponuje odpowiedź, na pytanie, ile unikatowych kodów krajów znajduje się w kolumnie Country Code.

Klikamy zatem na pytanie i poniżej dostajemy odpowiedź. Prosto i bez bólu 🙂

Ale co więcej, pytania możemy sami wymyślić. W tym przypadku wpisałem własne pytanie po angielsku, czyli zapytałem, który kraj miał największą sumę w roku 2000. Chodzi oczywiście o sumę emisji C02, ale to wynika z samej tabeli, gdzie każdy rok to właśnie kwoty przypadające na dany kraj. Odpowiedź widzicie poniżej. Tu znów musimy pamiętać o tym, co poprzednio, czyli że w kolumnie country mamy także inne pozycje. A więc najpierw trzeba by lepiej przygotować dane, aby zobaczyć tylko kraje. Natomiast technicznie wszystko jest ok. Excel patrzy na kolumnę Country Name i na rok 2000 i pokazuje najwyższą wartość.

Jeśli zostawiłbym tylko kraje to w 2000 roku „zwycięzcą” byłyby USA:

Tu dodam pewną rzecz, jeśli coś będziecie chcieli usunąć i powtórzyć analizę, jak ja powyżej. Wygląda na to, że Excel wstępnie wykorzystuje początkową wersji pliku nawet po jego modyfikacji. Jeśli zatem coś usuniecie, to może okazać się, że Excel nadal będzie widzieć te „usunięte” wartości. A więc najlepiej, jeśli przy takiej okazji zapiszemy plik i otworzymy go ponownie. Wtedy wszystko powinno być ok.

Pytamy i analizujemy dalej

Dobrze, zobaczmy zatem inne pytania i jak wówczas wygląda analiza danych z Data Analyze (Excel Ideas). Powiedzmy, że chcemy widzieć pierwszą trójkę krajów, jeśli chodzi o emisję CO2 za rok 2000. Pytanie może wyglądać tak:

I podobnie jak poprzednio jeśli zostawilibyśmy kraje to wówczas podium wygląda następująco:

Nie przykładajcie zbyt dużej uwagi do niuansów gramatycznych. Tak naprawdę najważniejsze są słowa klucze i ich pisownia. Ważne, żeby były poprawnie wpisane. Przykładowo higest może nie zadziałać. Poprawna pisownia to highest. W tym przypadku słowa klucze, których użyłem to trzy, najwyższy, kraj oraz suma. Oczywiście w tłumaczeniu na polski, oryginał widać powyżej na zrzucie ekranu 🙂

Co ciekawe, jeśli uproszczę trochę pytanie, to nadal otrzymam te same wyniki.

Tu widać kolejną cechę Excel Ideas. Jak widzicie, możemy go używać nie tylko, aby wstawić jakiś element, jak tabela przestawna czy wykres. Możemy go wykorzystać także jako narzędzie do szybkiej analizy. Zamiast budować tabelę i filtrować dane, możemy po prostu wpisać odpowiednie zapytanie i podejrzeć wynik.

Kiedy coś nie wychodzi?

A co dzieje się, jeśli coś źle wpiszemy? Zasadniczo dla Excela nie ma czegoś takiego jak źle, ale po prostu dla nas efekt będzie bezużyteczny. Dla tego samego pliku co powyżej wpisałem zapytanie „show me top 3” czyli coś w rodzaju, „pokaż największą trójkę” i jak widać…nić nie widać 😀 Excel stworzył coś, co może ma jakieś racjonalne wytłumaczenie według jego algorytmu, ale dla nas nie bardzo 😉 Cóż, w takiej sytuacji po prostu próbujemy dalej. Natomiast warto o tym pamiętać i nie wysyłać takich całkiem przypadkowych analiz do osób trzecich bez kontroli. I jeszcze chwalić, że to jakiś super robot i sztuczna inteligencja stworzyła to dzieło. Inaczej wasz szef, klient czy kolega zapewne wróci z zdziwieniem na twarzy i zapyta co to za kit mu wciskacie 😉

Podsumowanie

To tyle na dziś. Przyznam bez bicia, że na początku byłem trochę sceptyczny co do tego mechanizmu. Może dlatego, że widziałem gdzieś inne podobne rozwiązania i nie zachwyciły mnie. Spodziewałem się od początku dużo bardziej randomowych czyli przypadkowych wyników. Excel jednak mnie zaskoczył na plus 🙂 Trochę wprawy, wyczucia i myślę że każdy znajdzie coś dla siebie. Przy okazji jeśli chcecie poczytać o funkcjach przydatnych przy przygotowaniu danych do analizy to zapraszam również na moje inne artykuły (10 przydatnych funkcji ogólnie oraz coś stricte o datach i czasie)

Zobaczymy też, czy Microsoft zainwestuje w to narzędzie i będzie je rozwijał. Jeśli tak, to możemy spodziewać się co raz lepszych wyników. A jeśli obawiacie się o szybkie zastąpienie waszych umiejętności to nie martwiłbym się. Homo sapiens ciągle będzie potrzebny 🙂 Tym bardziej, że w połączeniu z waszymi umiejętnościami będziecie po prostu bardziej wydajni i zaoszczędzony czas możecie spożytkować w inny sposób.

A zatem życzę przyjemnej pracy z Data Analyze lub jak kto woli Excel Ideas. Eksperymentujcie, bawcie się i…niech wam obrodzi wieloma ciekawymi wnioskami 😀