Zasada Pareto – krok po kroku jak zacząć stosować

Znacie to uczucie, że pracujemy, czas ucieka, próbujemy zadowolić klientów, szefa, współpracowników, ale nie wiadomo, gdzie mamy ręce włożyć. Albo stoimy przed wyborem, jak dobrze spożytkować energie i czas, ale nie wiemy, gdzie zacząć? Bardzo możliwe, że w tym lub podobnym kontekście słyszeliście również o czymś takim jak zasada Pareto, chociaż nie było wyjaśnione co to właściwie jest. Niekiedy używa się też pojęcia zasady 20/80.  Pareto czy nie-Pareto o to jest pytanie…No i jeszcze o co w tym wszystkich chodzi i czy ma to sens?

Pewnego razu we Włoszech

Nazwa reguły podchodzi od włoskiego ekonomisty i socjologa Vilfredo Pareto. Zauważył on schemat nierównowagi w rozkładzie majątków w ówczesnym społeczeństwie włoskim. Spostrzegł, że 80% ziemi było w posiadaniu jedynie 20 % populacji. Później, koncepcje tą rozwinął amerykański inżynier Joseph Juran i to w dużej mierze dzięki niemu zyskała popularność i dzisiejsze zastosowanie. Początkowo zasada ta odnosiła się do ekonomii, ale jak się okazało można ja przenieść praktycznie na dowolny obszar.

Reguła Pareto mówi, że istnieje nierównowaga pomiędzy wkładem lub szeroko pojętym kosztem a rezultatem, który zawiera się w przedziale 20/80. Innymi słowy można powiedzieć, że 80 % naszego wyniku zależy od jedynie 20-u % naszych zasobów. Jak to się odnosi do sytuacji na co dzień? Przykładowo, 20 % klientów generuje 80 % dochodów, 80 % klientów używa tylko 20 % funkcjonalności aplikacji albo programu, 80% reklamacji pochodzi od 20 % klientów itd. Oczywiście, w rzeczywistości proporcje mogą być nieco inne. Może to być 15/85 czy 10/90, ale chodzi o rząd wielkości tych nierówności i skupienie się na odpowiedniej części.

Łamiemy rzeczywistość

Co daje nam ta wiedza? Zasada Pareto może być często zastosowana tam, gdzie próbujemy zoptymalizować swoje wysiłki, energię albo lepiej wykorzystać czas. Daje nam w pewnym sensie rodzaj dźwigni. Chodzi o to, że możemy wykorzystać 20 % naszych zasobów (np. czas/kapitał), które przełożą się na 80 % naszych rezultatów. Przy analizie bardzo ważne jest, żebyśmy wzięli odpowiednio dużą liczbę przypadków i zbadali kompleksowo dany obszar. Jeśli tak podejdziemy do problemu, to łatwiej będziemy mogli podjąć decyzje co lub jak dalej robić.

Przykładowo, jeśli 20 % z naszych klientów przynosi 80 % zysków i wiemy którzy to są, to bardziej efektywnie będzie zaopiekować się właśnie nimi. Ich utrata oznaczałaby znaczny spadek w zyskach więc powinniśmy zadbać szczególnie o tą grupę. W tym przypadku zasada “każdemu po równo” może okazać się niezbyt dobra. Czasem takie podejście może wydawać się kontrowersyjne, ale ostatecznie będzie lepszą alokacją naszych zasobów, które oczywiście są ograniczone. Jak to się mowi…dobra ma tylko 24 h ? Co robimy zatem najpierw? Musimy wybrać ten obszar, w którym chcemy coś poprawić, coś nas uwiera i boli. Następnie, pozostaje analiza i zidentyfikowanie “procentów”. Oczywiście, chodzi o te z prawa Perato a nie innych ?

Zestaw przyszłego mistrza Pareto

W powyższej analizie może nam pomóc wykres pokazujący opisane zależności. Z jednej strony bierzemy pod uwagę obszary, gdzie będzie potrzebny nasz wkład, koszt lub innymi słowy, gdzie mamy coś do zrobienia.  A z drugiej strony myślimy o efekcie końcowym, na który chcemy wpłynąć. Przykładowo, chcemy zobaczyć, którzy klienci generują najwięcej reklamacji lub dodatkowych zapytań/narzekań w ciągu miesiąca i znacząco zredukować ich liczbę. Oczywiście mamy ograniczone zasoby, jak czas lub chcemy je jak najlepiej wykorzystać. Robimy zatem zestawienie, przykładowo może być jak poniżej. Nazwy klientów są przypadkowe chociaż mogą odzwierciedlać typy klientów 😉 Może się wówczas okazać, że około 80 % reklamacji generuje jeden czy kilku klientów (którzy będą stanowić około 20 % całości). W ten sposób mamy gotowy punkt to dalszych analiz i działań. Skupiając się na 20 % klientów możemy wpłynąć na ograniczenie 80 % reklamacji.

Wykres Pareto

Najlepiej jeśli będzie to tzw. wykres Pareto. Przykładowo, MS Excel daje gotową opcję (tzw. template lub wzór) do wyboru spośród rekomendacji podczas tworzenia wykresu. Ewentualnie, trzeba wejść we wszystkie dostępne wykresy i wybrać Histogram, a następnie Wykres Pareto. W przykładzie poniżej zielone kolumny pokazują ilość reklamacji przypadających na klienta. Są ułożone od najwyższych do najniższych. Pomarańczowa linia pokazuje zaś rosnącą sumę i wskazuje procentowy udział tj od 0 do 100 %. Patrząc na legende po prawej stronie widzimy, w ktorym momencie osiąga wartośc 80 %. Oznacza to, że klienci po lewej stronie osiągneli łącznie 80 % wszystkich zapytań. W poniższym przypadku jest to zaznaczone dodatkowo strzałką. Widać zatem, którzy klienci „łapią” się do modelowych 20 % czyli na lewo od strzałki.

Mając powyższą informację można sprawdzić dlaczego tak się dzieje. Może akurat Ci klienci wybierają głównie nowe produkty i coś w nich jest jeszcze niejasne lub niedopracowane. A może proces obsługi tych klientów nie funkcjonuje poprawnie. Mogą to być też tzw. trudni klienci 🙂 Zasada Pareto pozwoli nam zatem szybciej znaleźć rozwiązanie na nasz problem. Zamiast bowiem próbować zrozumieć 100 % przypadków skupiamy się jedynie na 20 % klientów, którzy generują 80 % danego problemu.

Idąc dalej w ten sam sposób, tj wykorzystując zasadę 80/20 warto przeanalizować czego głownie dotyczą takie reklamacje. Może okazać się, że 80 % dotyczy jednego lub kilku produktów i to właśnie to generuje większość naszych problemów. Regułę 80/20 możemy zatem stosować niejako na kolejnym poziomie.

Gdzie idziesz mój czasie?

Zasada Pareto i jej stosowanie wiąże się z ustalaniem priorytetów w naszej pracy i lepszym wykorzystaniem czasu. Często też oznacza, że będziemy musieli podjąć decyzje o rezygnacji z pewnych projektów lub przedsięwzięć. O ile oczywiście głównym celem będzie optymalizacja nakładu czasu.  Nie raz jest tak, że gdzieś w głębi czujemy, że za bardzo “rozdrabniamy się” w naszych działaniach, ale brakuje odpowiedniego impulsu, aby podjąć decyzje. Dobrze przeprowadzona analiza wg reguły Pareto może wówczas nam w tym pomoc.

Przykładowo, jeśli 20 % z naszych projektów generuje 80 % dochodów i już wiemy, które to są to co możemy zrobić dalej? Oczywiście można nie zmienić nic ? ale można po prostu z nich zrezygnować i skupić się na czymś innym. Na pewno może pojawić się cała masa argumentów typu “już tyle czasu to robię”, “na pewno zaraz się coś zmieni”,” zaangażowaliśmy już dużo energii” lub pieniędzy w ten rozwój czy dział. Z drugiej strony jednak warto uświadomić sobie, ile czasu nam to uwalnia i co możemy dzięki temu osiągnąć. Zaraz po analizie często najtrudniejszą rzeczą jest podjęcie decyzji, żeby z czym zerwać i zacząć coś nowego.

Tydzień pracy według Tima Ferrisa

Nawiązując do sztuki eliminowania tego, co nie przynosi pożądanych rezultatów zachęcam do niezwykle ciekawej lektury Timma Ferrisa “4 godzinny tydzień pracy”. Nie będę się tu zagrabiał w szczegóły, ale ogólnie dzieli się tam swoim doświadczeniem, jak dochodził do tytułowego stanu. Był to moment, gdzie na prace przeznaczał zaledwie kilka godzin w tygodniu. Wcześniej zaharowywał się i był na prostej drodze do wypalenia zawodowego i życiowego. Opisuje on tam m.in. jak eliminował w swojej pracy to co nie pomaga mu w osiągnięciu celów i jak uwalniał czas rezygnując z mało produktywnych zajęć. Na pewno nie wszystkie zawarte tam wskazówki są łatwe do zastosowania. Szczególnie tam, gdzie opisuje o wirtualnych asystentów, ale droga jaką przebył jest na pewno warta prześledzenia. Pojawia się tam również zasada Pareto, która w pewnym momencie bardzo zmieniła jego podejście do prowadzenia biznesu.

Pareto i co dalej?

Powiedzmy, że wykonaliśmy już kilka, może więcej analiz wg. reguły 80/20 w naszej pracy, życiu prywatnym i pytanie co dalej? Czy to koniec? Odpowiedz brzmi “nie”. Nie tak szybko ? Jak stare porzekadło mówi, praktyka czyni mistrzem i także tu warto praktykować spojrzenie na świat wg Pareto regularnie. Po jakimś czasie okaże się, że tego typu filtr wejdzie nam w krew. Będziemy szybciej wyłapywać rzeczy lub czynniki, które konsumują zbyt sporo energii i niewiele nam dają. Co więcej, jeśli dążymy do mistrzostwa w optymalizacji własnych działań możemy połączyć Pareto z innymi regułami czy zasadami zwiększającymi nasza wydajność. Będzie o tym więcej na blogu wiedz bądźcie czujni 🙂